E-Rechnung ab 2027: Was Sie jetzt wissen müssen

Die E-Rechnung ist längst kein Zukunftsthema mehr: Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Versand gelten jedoch Übergangsregelungen. Eine wichtige davon endet zum Jahreswechsel: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro bei betroffenen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.

Damit stellt sich für viele Unternehmen spätestens jetzt die praktische Frage: Ist unsere bestehende Software dafür überhaupt geeignet? Und falls nicht, welche Lösung passt am besten zu unseren Prozessen?

Neue Software kaufen oder bestehende Systeme nutzen?

Für viele Unternehmen wird diese Frage mit dem Ende der Übergangsfrist konkret. Doch die Umstellung muss nicht automatisch bedeuten, die bisherige Softwarelandschaft über Bord zu werfen.

Der sinnvollere erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme: Welche Systeme sind bereits im Einsatz? Welche davon unterstützen E-Rechnungen? Wo fehlen Funktionen oder Schnittstellen? Und welche Lösung fügt sich am besten in die vorhandenen Prozesse ein?

Muss es dafür eigentlich Peppol sein?

Nicht unbedingt. Peppol ist eine Möglichkeit für den strukturierten Austausch elektronischer Rechnungen, aber nicht für jedes Unternehmen zwingend erforderlich. Umso wichtiger ist es, zunächst zu prüfen, was die vorhandenen Systeme bereits ermöglichen.

Sind sie unsicher oder suchen bereits nach einer komfortablen Möglichkeit, E-Rechnungen auszustellen? Gerne beraten wir Sie zu dem Thema, führen eine Bestandsaufnahme durch und finden eine geeignete Lösung für Sie. Sprechen Sie uns einfach an!

Häufig gestellte Fragen

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die so strukturiert ist, dass sie maschinenlesbar ist.
Ist eine PDF-Rechnung bereits eine E-Rechnung?
Nein, eine normale PDF-Datei oder ein eingescannter Papierbeleg per E-Mail ist keine E-Rechnung, da sie von einer Software nicht automatisch ausgelesen werden kann.
Ab wann wird die E-Rechnung für Unternehmen verpflichtend?
Seit dem 1.1.25 gilt Empfangspflicht für alle Unternehmen (B2B). Bis 31.12.26 ist der Versand noch freiwillig mit Zustimmung des Empfängers. Ab 1.1.27 gilt die Pflicht für alle Unternehmen mit Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro und ab 1.1.28 dann für alle Unternehmen.
Für welche Unternehmen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht gilt für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, also für nationale Geschäfte von Unternehmen zu Unternehmen. Wer Rechnungen ins Ausland schickt, muss die jeweiligen Gesetze des Empfängerlandes beachten.
Welche Ausnahmen gibt es?
Kleinunternehmer sind vom Versand ausgenommen, müssen aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können Außerdem ausgenommen: Rechnungen bis 250 Euro sowie bestimmte umsatzsteuerfreie Umsätze und Fahrkarten.
Welche E-Rechnungsformate gibt es?
In Deutschland und der EU müssen E-Rechnungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen, damit sie maschinell verarbeitet werden können. Bei uns gibt es dazu zwei Standards:
  • XRechnung: Ein rein maschinell lesbares XML-Dokument, dass von Menschen optisch nicht lesbar ist, sondern lediglich maschinenlesbar
  • ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland): Ein Format, das eine optische Ansicht als PDF mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert und somit sowohl von Mensch als auch Buchhaltungssoftware ausgelesen werden kann
Was ist Peppol?
Peppol ist ein international standardisiertes Netzwerk, dass für den Austausch elektronischer Geschäftsdaten genutzt wird. Deshalb wird es häufig als Übertragungsweg für E-Rechnungen genutzt. Es ist keine eigenständige Software, sondern lediglich ein Netzwerk, dass bestehende Systeme wie ERP- oder Buchhaltungssoftware miteinander verbindet.
Ist Peppol verpflichtend?
Nein, in Deutschland Peppol ist kein vorgeschriebener Transportweg, wird jedoch für den Versand von E-Rechnungen häufig empfohlen, um der EU-Norm EN 16931 gerecht zu werden. In Belgien beispielsweise ist Peppol seit 2026 Pflicht.
Was ist der Unterschied zwischen Peppol und einer E-Rechnung?
Die E-Rechnung ist das Dokument, das verschickt wird. Peppol hingegen das Netzwerk, über den die Rechnung transportiert wird.
Was muss ich als Unternehmen jetzt konkret vorbereiten?
Folgende Punkte sollten bis Ende des Jahres überprüft werden:
  • anhand des Umsatzes prüfen, ab wann Umsetzung verpflichtend wird
  • ob die eingesetzte Buchhaltungs-, ERP- oder Warenwirtschaftssoftware E-Rechnungen unterstützt
  • betroffene Mitarbeitende sowie Geschäftspartner auf die neuen Abläufe vorbereiten
  • ggf. Datensätze und Stammdaten sortieren
Was passiert, wenn ein Geschäftspartner noch keine E-Rechnungen verarbeiten kann?
Grundsätzlich sind alle Unternehmen im B2B-Bereich bereits seit 2025 dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Mit dem Erstellen von ZUGFeRD-Dokumenten kann das maschinenlesbare Dokument jedoch auch wie eine PDF von Menschen gelesen werden.
Wie werden E-Rechnungen korrekt archiviert?
E-Rechnungen müssen revisionssicher, unveränderbar und im originalen digitalen Format (z. B. als XML oder ZUGFeRD-PDF) gespeichert werden. Ein Ausdruck auf Papier oder das Speichern auf einer normalen Festplatte reicht nicht aus. Zugelassene Speicherorte sind zum Beispiel Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Archivierungs- oder Buchhaltungssoftware. Zusätzlich muss die Archivierung dokumentiert werden und E-Rechnungen 8 Jahre aufbewahrt werden.
Wie lassen sich E-Rechnungen automatisch verarbeiten?
Mit den richtigen Schnittstellen können E-Rechnungen direkt in ein ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystem eingelesen und dort weiterverarbeitet werden. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD enthalten Rechnungsinformationen in strukturierter Form. Dadurch müssen Daten wie Rechnungsnummer, Beträge oder Steuerinformationen nicht mehr manuell aus einem PDF übertragen werden.
Welche Fehler sollten Unternehmen bei der Umstellung vermeiden?
Bei der Umstellung auf die E-Rechnung sollten Unternehmen darauf achten, nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern den gesamten Rechnungsprozess im Blick zu behalten. Typische Fehler sind:
  • PDF mit E-Rechnung gleichsetzen
  • Zu spät mit der Umstellung beginnen: Für die Ausstellung gelten zwar klare Fristen, jedoch sollte ein Puffer für die Einarbeitung in eventuell neue Prozesse geplant werden
  • Fehlerhafte E-Rechnungen (z.B. ungeeignete Dateistruktur oder unvollständige Angaben) durch fehlende Validierung nicht erkennen
  • Mitarbeitende nicht einbeziehen: Zuständigkeiten und neue Abläufe sollten vor der Umstellung klar definiert und kommuniziert werden.
Warum lohnt es sich, nicht bis zur gesetzlichen Frist zu warten?
Wer nicht bis zur letzten Frist wartet, kann aus einer gesetzlichen Pflicht ein sinnvolles Digitalisierungsprojekt machen. Abläufe können getestet und Fehler behoben werden, Automatisierungsprozesse können erkannt werden.
Details
Illustration eines Smartphones mit digitaler Rechnung und QR-Code auf blauem Hintergrund

Autor

Christian Kutzner

Christian Kutzner ist Inhaber von Kutzner Prozessoptimierung und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Digitalisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Seine Schwerpunkte reichen von ERP- und Logistiklösungen über Softwareentwicklung und Automatisierung bis hin zu IT, künstlicher Intelligenz, Datenschutz und Informationssicherheit. Dabei verbindet er fundiertes Prozessverständnis mit praktischer Erfahrung bei der Einführung und Umsetzung digitaler Lösungen in Unternehmen.

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