7 gute Gründe für eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

Die Eingangsrechnungsverarbeitung wird in vielen Unternehmen noch manuell durchgeführt und ist somit einer der Prozesse mit dem größten Optimierungsbedarf. Eine manuelle Rechnungsverarbeitung ist nämlich in der Regel gleichzusetzen mit:

einem hohen Zeitaufwand für ihre Mitarbeiter
langen Liege- und Bearbeitungszeiten (z.B. wenn ein Mitarbeiter fehlt, mangelnde Transparenz über den Verbleib von Dokumenten)
verfallenen Skonti, da die Zahlungsfristen nicht eingehalten werden können
hohen Personalkosten für administrative Tätigkeiten
einer hohen Fehleranfälligkeit durch viele manuelle Tätigkeiten

Vereinfachen Sie Ihren Rechnungsverarbeitungsprozess! Egal, ob ihre Rechnungen per Post oder elektronisch eintreffen, d.velop smart invoice bildet den gesamten Rechnungsworkflow in einem individuell anpassbaren Best-Practice-Prozess digital ab. Dadurch ergeben sich folgende Vorteile:

Zeitersparnis: Durch die Automatisierung verringern sich Bearbeitungs- und Liegezeiten.
Kostenreduktion: Reduzieren Sie Ihre Vorgangskosten um bis zu 75%.
Transparenz: Schaffen Sie eine vollständige Transparenz über den Rechnungsfluss im Unternehmen.
Pünktlichkeit: Sie können leichter Zahlungsfristen einhalten.
Mitarbeiterentlastung: Ihre Mitarbeiter werden entlastet und können für andere Aufgaben eingesetzt werden.
Fehlerminimierung: Dank automatischer Duplettenprüfung liegt jede Rechnung im System nur einmal vor - egal, ob sie per Post oder per Mail eingeht.
Rechtssicherheit: Alle Rechnungen werden revisionssicher abgelegt und archiviert.

So funktioniert's

Eingehende Rechnungen werden via OCR (Optical Character Recognition) gescannt. Das selbstlernende System weist automatisch auf Abweichungen zur Bestellung hin, deklariert Teillieferungen und überträgt das kontrollierte Dokument in das ERP. Diese Daten gelten dann für die Finanzbuchhaltung als Grundlage für den Bezahlvorgang. Dabei ist d-velop smart invoice direkt mit ihrer Buchhaltung (ERP, FIBu, WaWi) verbunden und somit in ihr Bestellwesen und all ihre buchhalterischen Abläufe integriert. Das sorgt für eine denkbar einfache, schnelle und transparente Abwicklung Ihrer gesamten Rechnungsprozesse.

Möchten auch Sie Ihre Rechnungsverarbeitung effizienter gestalten und dadurch Zeit und Kosten sparen? Dann sprechen Sie uns an.

Bild: shutterstock.com | 585387518 | wutzkohphoto

Well advised all round!

An individual concept for your company

The measures for digitization and process optimization are diverse. We would therefore be happy to advise you on ways to better position your company digitally and work with you to find the product that suits your company.

Where can you optimize processes? Which software is suitable for your company? Are there individual software solutions that your company needs? How can you ensure the digital security of your company?

In a free initial consultation, we will gain an insight into your company and what topics we can support you with.

In the next step, we will then develop a concrete concept for your company.

That's what our customers say

Our customer opinions in a manually operated slider

ILT has been working successfully with Kutzner since 2004, commissioning Kutzner's specialists to carry out all work, from networking and internal software requirements to hardware and cybersecurity. I would like to highlight the short communication channels at all levels, the equal collaboration, and the rapid, precise implementation of our ideas in this partnership. I know that reliable IT, a crucial pillar of our daily work, is in the best, most trustworthy hands with Kutzner.

Markus Kramer
ILT International Logistic & Transport GmbH & Co. KG

(...) KUTZNER and ELSNER have been working successfully together for many years and have implemented numerous projects for customers in close partnership. Companies benefit from the combined expertise of both companies, which develop innovative solutions, actively shape digital transformation, and implement sustainable process optimizations. This successful collaboration demonstrates the value of synergies and a shared set of values for long-term success.

Christian Nolte
Elsner Datensysteme GmbH

We have a long-standing partnership with Kutzner, in which we always have the feeling that we are dealing with them as equals. The friendly and pleasant co-operation with the employees often makes us forget that these are employees of a service provider and not our own.

Jan Brüning
Bremen 1860 / Spospom GmbH

I appreciate the extremely pragmatic approach to development. Few specifications and leaving everything else to your creativity. And the result has simply won me over again.

Frieder Steinwarder
Orange Sea Line