Wenn Sie das Büro vor lauter Papierstapeln nicht mehr sehen, dann wird es Zeit für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Neben mehr Übersicht auf dem Schreibtisch und der Einsparung von Archivräumen bieten DM-Systeme viele Vorteile:
- Reduzierung von Suchzeiten
- Entlastung der E-Mail-Postfächer
- Dokumente sind immer und überall verfügbar
- Versionskontrolle und Revisionssicherheit
- Entlastung der Mitarbeiter
- Zeitersparnis
- Transparenz über den Dokumentenfluss im Unternehmen
Die Bereitstellung eines DMS über eine Cloud bietet den idealen Einstieg in eine professionelle Dokumentenverwaltung. Zwar hält sich nach wie vor hartnäckig der Irrglaube, dass Cloud-Lösungen gegenüber ihrer On-Premise-Variante an Funktionalitäten einbüßen, doch innovative Anbieter stellen inzwischen unabhängig von der Betriebsform dieselben Funktionen zur Verfügung. Außerdem bieten Cloudlösungen die Vorteile, dass:
- kein eigener Server erforderlich ist
- keine IT-Kenntnisse nötig sind, da Sie sich nicht selbst um Hardware, Datensicherheit, Wartung und Updates kümmern müssen
- Cloud-Anbieter einen hohen Grad an Sicherheit und Schutz Ihrer Rechenzentren bieten
- Sie geringe Investitionskosten haben
- häufig eine Individualisierung durch zubuchbare Module möglich ist
Ein Dokumentenmanagementsystem ist nicht nur praktisch, weil es Ihnen viel Arbeit abnimmt und ihre Unternehmensabläufe optimieren kann. Sie sind auch perfekt auf ortsunabhängiges Arbeiten vorbereitet, wie es dieses Jahr durch die Corona-Pandemie zur Normalität geworden ist und legen damit den Grundstein, um sicher durch die nächste Krise gehen zu können.
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